幾種無意義會議,常常浪費寶貴時間!
發佈時間:2020-06-09
公司常以開會的方式凝聚員工,並在會議中進行宣達與鼓舞,但過度的依賴會議並不能展現高效率工作模式,事實上過多的會議可能是禍害,容易讓人感到厭煩,也只會隨著時間越來越多,除非有明確價值、意義,否則可能浪費與會人的策劃、執行時間。
如果是以下幾種會議,建議盡快結束會議讓每個人回到自己的工作崗位:
一、無目的的會議:
當會議沒有一個主題存在時,本身就是在浪費時間、應付,大多數是藉由大家的發言來觸發主題,例行性會議便是這樣的模式,常常是沒有目的卻需要強硬擠出一個主題來發表,發表後再經由大家隨意的附和來延長會議時間,不建議以這樣的會議佔據大家的時間。
二、無結果的會議:
當有明確目標、主題需開啟一個會議時,建議討論出一個結論,避免主題的無限展延,當聚集眾人進行會議卻無法得出一個有效結論時,可能持續增加會議次數與時間,更可能因此造成工作排程延後。
過多的意見也可能導致會議最終沒有結果,因此,與會人需是與會議主題攸關者,非全體員工都需參加各種主題之會議,最好各司其職,別讓無關的人浪費時間開會,當需部門配合時再於結果明確後進行短時間的佈達即可。
三、偏離主題的會議:
與會人需與會議主題有關,避免人多嘴雜、無意義的發表,當會議主題逐漸偏離時需由主席或主管將主題內容拉回,避免不必要的衍生及時間上的浪費,每個會議建議有明確的目標,當有衍生的內容需討論時,則需於規劃完整後再訂定時間進行。
每個會議時間應避免過長,當原本短時間能完成的會議拉至過長也容易造成偏離主軸,與會人也易因此感到煩躁、壓力。
會議本身是為了凝聚共識、降低落差及建立溝通,如果只為了開會而開啟一個無意義的會議,容易造成與會人的負擔,不僅沒有效率更是成本的耗損,此外,將每一次會議進行完整的紀錄才能避免重複會議的浪費。
如果是以下幾種會議,建議盡快結束會議讓每個人回到自己的工作崗位:
一、無目的的會議:
當會議沒有一個主題存在時,本身就是在浪費時間、應付,大多數是藉由大家的發言來觸發主題,例行性會議便是這樣的模式,常常是沒有目的卻需要強硬擠出一個主題來發表,發表後再經由大家隨意的附和來延長會議時間,不建議以這樣的會議佔據大家的時間。
二、無結果的會議:
當有明確目標、主題需開啟一個會議時,建議討論出一個結論,避免主題的無限展延,當聚集眾人進行會議卻無法得出一個有效結論時,可能持續增加會議次數與時間,更可能因此造成工作排程延後。
過多的意見也可能導致會議最終沒有結果,因此,與會人需是與會議主題攸關者,非全體員工都需參加各種主題之會議,最好各司其職,別讓無關的人浪費時間開會,當需部門配合時再於結果明確後進行短時間的佈達即可。
三、偏離主題的會議:
與會人需與會議主題有關,避免人多嘴雜、無意義的發表,當會議主題逐漸偏離時需由主席或主管將主題內容拉回,避免不必要的衍生及時間上的浪費,每個會議建議有明確的目標,當有衍生的內容需討論時,則需於規劃完整後再訂定時間進行。
每個會議時間應避免過長,當原本短時間能完成的會議拉至過長也容易造成偏離主軸,與會人也易因此感到煩躁、壓力。
會議本身是為了凝聚共識、降低落差及建立溝通,如果只為了開會而開啟一個無意義的會議,容易造成與會人的負擔,不僅沒有效率更是成本的耗損,此外,將每一次會議進行完整的紀錄才能避免重複會議的浪費。